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如何优化流程管理中的无效活动?
2017-12-28

       对于流程中的一些无效活动,除了删除不做以外,还能怎么优化呢?流程管理专家认为:根据ESEIA五字口诀进行优化。我们有时发现,在审批流程的过程中往往会出现许多可疑的迹象,针对这些可疑活动,领导应该批还是不批?我们可以进一步来分析,这些活动到底是必要的,还是可以被优化的。如果要优化,我们可以按照ESIA进行。

  ESIAeliminatesimplifyintegrateautomate的缩写,其含意分别是清除、简化、整合、自动化(见表),这是减少流程中非增值活动,并且调整流程核心增值活动时非常实用的一个操作原则。
 

       一、Iintegrate):整合
  对分解的流程进行整合,以使流程顺畅、连贯,更好地满足顾客需求。活动:授权一个人完成一系列简单活动,将活动进行整合,从而可以减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间,实现流程与流程之间的“单点接触”。团队:合并专家组成团队,形成“个案团队”或“责任团队”。这样使得物料、信息和文件“旅行”距离最短,改善同一流程上工作的人与人之间的沟通。顾客:面向顾客,和顾客建立完全的合作关系,整合顾客组织和自身的关系,将自己的服务交送于顾客组织的流程。供应商:消除企业和供应商之间的一些不必要的官僚手续,建立信任和伙伴关系,整合双方的流程。

       

        二、Aautomate):自动化
  对于流程的自动化,不是简单以自动化完成就可以了,事实上,过多地使用计算机会反而使得流程更加复杂和烦琐,因而要在对流程任务的清除、简化和整合基础上应用自动化,同时,任务的清除、简化和整合也要依靠自动化来解决。
  脏活、累活与乏味的活。数据的采集与传输。减少反复的数据采集,并降低单次采集的时间。数据的分析。通过分析软件,对数据进行收集、整理与分析,加强对信息的利用率。那么应该增加哪些方面的增值活动呢?可以从以下方面考虑:知识的积累。在流程管理的活动中,哪些活动中的产出应该作为知识进行归档和存储,如何归档存储有利于知识的复用。

       

        三、Eeliminate):清除
  过量产出:超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费,因为它无效地占用了流程有限的资源,在一定意义上,它带来的问题是增加库存和掩盖问题。活动间的等待。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加,通行时间加长,追踪和监测变得更加复杂,却几乎未增加顾客价值。不必要的运输。任何人员、物料和文牍移动都要花时间,浪费了员工时间,增加了成本。反复的加工。在公司运营流程的实际运作中,很多产品或文件会被多次处理。那么这些处理工作增值吗?如不增值是否由于产品设计不佳或流程不完善?
       

        四、Ssimplify):简化
  在尽可能清除了非必要的非增值环节后,对剩下的活动仍需进一步简化。一般来说可从下列各方面进行考虑。表格:许多表格在流程中根本没有实际作用,或表格设计上有许多重复的内容。根据重新设计表格和IT技术的介入,可以简少许多工作量,减少很多环节。程序:在原来设计流程时,通常认为流程内员工的信息处理能力非常有限,因而一个流程通常被割裂成多个环节,以让足够多的人来参与完成流程任务。通过运用IT手段,信息处理能力得以加强,可以简化流程的程序,整合一些工作内容,提高流程结构性效率。沟通:简化沟通,避免沟通的复杂性。
  知识的复用:在进行此项业务活动时,有哪些资源和知识库可以帮助此项活动开展的更好?如客服人员在解答客户问题的时候,可以增加一个对已有问题库的搜索以获取更好的解决方案,提高处理效率。评估和总结:在流程的关键里程碑或者活动结束后增加总结评估活动,找到有哪些知识经验可以记录固化下来,有哪些还需要进一步改进BPM